Политика обработки персональных данных

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных определяет общий порядок обработки и защиты персональных данных пользователей сайта ArtBazy Diagnostics, лиц, направляющих обращения по электронной почте или телефону, потенциальных клиентов, клиентов, представителей клиентов и иных лиц, взаимодействующих с ArtBazy Diagnostics.

1.2. Настоящая Политика разработана с учетом положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иных применимых нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.

1.3. Оператором персональных данных является Оператор.

1.4. Конкретный исполнитель услуги, порядок оплаты, состав документов и иные условия взаимодействия могут определяться при согласовании заказа и указываться в договоре, счете, акте, переписке или иных документах, используемых сторонами.

1.5. Настоящая Политика применяется к обработке персональных данных, которая может осуществляться при использовании сайта, обращении по электронной почте, обращении по телефону, согласовании услуги, подготовке предложения, заключении и исполнении договора, подготовке анкеты, аналитического отчета и сопутствующей деловой коммуникации.

1.6. На сайте не используются формы заявки, личные кабинеты и функции загрузки файлов. Связь с ArtBazy Diagnostics осуществляется по электронной почте и телефону, указанным на сайте.

1.7. Настоящая Политика носит общий информационный характер и описывает основные подходы Оператора к обработке персональных данных. Конкретный состав данных, порядок обработки и применимые основания могут зависеть от характера обращения, выбранной услуги, фактического взаимодействия и требований законодательства.

2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу.

2.2. Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

2.3. Оператор - лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и/или осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных и действия с ними.

2.4. Пользователь - лицо, посетившее сайт или взаимодействующее с ArtBazy Diagnostics через указанные на сайте контакты.

2.5. Клиент - лицо, обратившееся за диагностикой, аналитическим отчетом, консультационным или сопутствующим информационно-аналитическим сервисом.

2.6. Представитель клиента - физическое лицо, действующее от имени организации, индивидуального предпринимателя, самозанятого или иного заказчика.

2.7. Обезличенные данные - сведения, из которых удалены или изменены элементы, позволяющие прямо определить конкретное физическое лицо.

3.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных на законной и справедливой основе.

3.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

3.3. Оператор не ставит целью обработку персональных данных, несовместимую с целями их получения.

3.4. Оператор стремится не запрашивать избыточные персональные данные и рекомендует пользователям не направлять сведения, которые не требуются для рассмотрения обращения или оказания услуги.

3.5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных определяются с учетом целей обработки, характера обращения, выбранной услуги, требований законодательства и фактической необходимости.

3.6. Оператор принимает разумные меры, направленные на поддержание точности, достаточности и актуальности персональных данных в пределах, необходимых для целей обработки.

3.7. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, применимое законодательство, договор, деловая необходимость или защита прав и законных интересов Оператора.

4.1. В зависимости от характера взаимодействия Оператор может обрабатывать следующие категории персональных данных пользователей, клиентов и представителей клиентов:

• имя, фамилию, отчество, если они указаны в обращении, договоре, счете, акте или переписке;
• адрес электронной почты;
• номер телефона;
• должность, роль или статус представителя клиента, если такие сведения указаны в обращении;
• наименование организации, индивидуального предпринимателя, проекта или бренда, если оно связано с обращением;
• сведения, содержащиеся в обращении, переписке, анкетах, комментариях, уточнениях, рабочих материалах и деловой коммуникации;
• сведения, необходимые для согласования, заключения и исполнения договора, выставления счета, подготовки актов и ведения бухгалтерского, налогового или иного учета;
• технические данные, которые могут передаваться при посещении сайта или использовании технической инфраструктуры: IP-адрес, сведения о браузере, устройстве, операционной системе, времени посещения, технических ошибках и иных событиях, связанных с работой сайта и обеспечением его функционирования.

4.2. Для базовой диагностики, как правило, не требуются персональные данные клиентов, сотрудников, контрагентов и иных третьих лиц заказчика.

4.3. Пользователям и клиентам рекомендуется не направлять ФИО, телефоны, адреса, паспортные данные, ИНН физических лиц, банковские реквизиты физических лиц, личные переписки, полные клиентские базы и иные сведения, по которым можно определить конкретного человека, если такие сведения не были предварительно обезличены или отдельно согласованы.

4.4. Если для диагностики полезны примеры заявок, отказов, переписок, таблиц, CRM-выгрузок, документов или иных материалов, клиенту рекомендуется заранее удалить или заменить сведения, позволяющие определить конкретное физическое лицо.

4.5. В качестве условных обозначений могут использоваться форматы: «Клиент 1», «Клиент 2», «Сотрудник А», «Заявка 15», «Контрагент Б».

4.6. Оператор не ставит целью обработку специальных категорий персональных данных, включая сведения о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

4.7. Оператор не ставит целью обработку биометрических персональных данных.

4.8. Если пользователь или клиент по собственной инициативе направил Оператору избыточные персональные данные или персональные данные третьих лиц, Оператор вправе с учетом обстоятельств не использовать такие материалы для диагностики, запросить обезличенную версию, ограничить обработку, удалить соответствующие материалы либо совершить иные действия, которые Оператор сочтет необходимыми с учетом целей обработки, применимых требований и фактической ситуации.

5.1. Оператор может обрабатывать персональные данные в следующих целях:

• обеспечение работы сайта;
• обработка входящих обращений по электронной почте и телефону;
• подготовка ответа на обращение;
• уточнение задачи клиента;
• подбор подходящего формата диагностики;
• подготовка предложения;
• согласование условий оказания услуг;
• заключение и исполнение договора;
• подготовка и направление анкеты;
• подготовка аналитического отчета;
• ведение деловой переписки;
• выставление счетов, подготовка актов и иных документов;
• исполнение требований бухгалтерского, налогового и иного законодательства;
• рассмотрение запросов, претензий и обращений;
• обеспечение информационной, технической и организационной безопасности используемых процессов;
• защита прав и законных интересов Оператора, клиента или иных лиц в случаях, когда это применимо.

5.2. Персональные данные не используются для рекламных рассылок без применимого правового основания.

5.3. Оператор не осуществляет продажу персональных данных.

5.4. Исходные клиентские документы, клиентские базы, бизнес-цифры и материалы диагностики не предназначены для открытой публикации.

5.5. Демонстрационные примеры отчетов на сайте предназначены для показа возможной структуры и формата отчета. Такие материалы могут быть адаптированы, изменены, сокращены или обезличены.

6.1. Обработка персональных данных осуществляется на основании применимого законодательства Российской Федерации, включая Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».

6.2. В зависимости от ситуации правовыми основаниями обработки персональных данных могут являться:

• обращение субъекта персональных данных по собственной инициативе;
• необходимость подготовки, заключения или исполнения договора;
• необходимость исполнения требований законодательства;
• необходимость осуществления прав и законных интересов Оператора, клиента или иных лиц при условии соблюдения применимых требований;
• согласие субъекта персональных данных, если оно требуется в конкретной ситуации;
• иные основания, предусмотренные применимым законодательством.

6.3. Если пользователь направляет обращение по электронной почте или телефону, он по собственной инициативе передает Оператору сведения, необходимые для рассмотрения обращения и подготовки ответа.

6.4. Если между сторонами заключается договор или иное соглашение, обработка персональных данных может осуществляться для подготовки, заключения, исполнения, изменения или прекращения соответствующих договоренностей, а также для оформления сопутствующих документов.

7.1. Оператор может осуществлять с персональными данными действия, необходимые для достижения заявленных целей, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу в применимых случаях, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

7.2. Обработка персональных данных может осуществляться как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

7.3. Доступ к персональным данным предоставляется в объеме, необходимом для выполнения соответствующих задач, обработки обращений, оказания услуг, сопровождения процессов, исполнения требований закона или защиты прав и законных интересов.

7.4. Оператор не ставит целью принятие решений, порождающих юридические последствия для субъекта персональных данных или иным образом существенно затрагивающих его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных.

7.5. Сайт не содержит форм заявки, загрузки файлов и личных кабинетов. Передача сведений осуществляется по инициативе пользователя через электронную почту или телефон.

8.1. Для диагностики бизнеса обычно используются не персональные данные, а управленческие сведения: выручка, расходы, маржа, количество заявок, этапы обработки, статусы сделок, причины отказов, каналы привлечения, группы клиентов, роли сотрудников, структура команды, повторяющиеся задачи, ограничения, планы и главный вопрос к отчету.

8.2. Клиенту рекомендуется не направлять клиентские базы, полные CRM-выгрузки с персональными данными, личные переписки, паспортные данные, адреса, телефоны, банковские реквизиты физических лиц и иные сведения, по которым можно определить конкретного человека, если такие сведения не требуются для согласованной цели или не были предварительно обезличены.

8.3. Если клиенту необходимо показать пример заявки, отказа, переписки, коммерческого предложения или документа, рекомендуется предварительно удалить или заменить идентификаторы конкретных лиц.

8.4. Оператор вправе запросить обезличенную или иную пригодную для работы версию материала, если полученный материал содержит избыточные сведения, персональные данные третьих лиц или данные, не требующиеся для целей диагностики.

9.1. Оператор может передавать персональные данные или предоставлять к ним доступ в случаях и пределах, необходимых для достижения целей обработки, исполнения договора, соблюдения требований закона, обеспечения работы используемых процессов, защиты прав и законных интересов Оператора, клиента или иных лиц, а также на иных применимых правовых основаниях.

9.2. Персональные данные могут быть переданы или сделаны доступными в необходимом объеме следующим категориям лиц и организаций:

• лицам, участвующим в обработке обращений, согласовании услуги, подготовке диагностики, отчета, документов и сопутствующей коммуникации;
• лицам и организациям, обеспечивающим техническую, коммуникационную, организационную, учетную, платежную, юридическую, информационную или иную поддержку процессов Оператора;
• банкам, платежным организациям, операторам связи, провайдерам, хостинг-провайдерам, поставщикам программного обеспечения, сервисам документооборота, учета, хранения, коммуникации и иным лицам, если их участие необходимо для достижения целей обработки;
• государственным органам, судам, нотариусам, иным уполномоченным лицам и организациям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
• иным лицам в случаях, когда такая передача необходима для исполнения договора, соблюдения закона, защиты прав и законных интересов Оператора или клиента, либо осуществляется на ином применимом правовом основании.

9.3. При привлечении третьих лиц или использовании сторонних процессов Оператор определяет необходимый объем передаваемых данных с учетом целей обработки, характера взаимодействия и применимых требований.

9.4. Оператор не передает персональные данные третьим лицам для самостоятельных рекламных рассылок без применимого правового основания.

10.1. Обработка персональных данных может осуществляться с использованием сайта, электронной почты, телефонной связи, систем хранения, учета, документооборота, технической инфраструктуры, программного обеспечения, сервисов связи и иных инструментов, необходимых или используемых для достижения целей обработки, указанных в настоящей Политике.

10.2. Оператор самостоятельно определяет состав используемых технических, организационных, информационных и иных средств с учетом характера обрабатываемых данных, целей обработки, применимых требований, условий договоров, доступности сервисов, фактической необходимости и особенностей рабочих процессов.

10.3. При использовании третьих лиц, сервисов, подрядчиков, провайдеров, программных средств, технической инфраструктуры или иных участников, которые могут быть задействованы в обеспечении работы сайта, связи, хранения, учета, документооборота, оплаты, подготовки материалов или сопровождения процессов, обработка персональных данных осуществляется в объеме, который Оператор считает необходимым для соответствующей цели с учетом применимых требований.

10.4. Оператор принимает разумные и необходимые меры, направленные на то, чтобы обработка персональных данных с использованием таких средств и участников осуществлялась в пределах заявленных целей, применимых правовых оснований и фактической необходимости.

10.5. Если отдельные операции с персональными данными требуют специального порядка оформления, уведомления, ограничения, согласования или иного соблюдения обязательных требований, Оператор применяет соответствующий порядок в случаях и пределах, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10.6. Положения настоящего раздела не означают, что Оператор принимает на себя дополнительные обязанности, ограничения, технические гарантии или публичные заверения сверх прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, договором с клиентом или настоящей Политикой.

11.1. Сроки хранения персональных данных определяются целями обработки, требованиями законодательства, условиями договора, сроками исковой давности, деловой необходимостью и необходимостью защиты прав и законных интересов Оператора.

11.2. В зависимости от характера взаимодействия могут применяться следующие ориентировочные сроки хранения:

• первичные обращения без заключения договора - до 6 месяцев с даты последнего взаимодействия, если более длительный срок не требуется с учетом обстоятельств;
• деловая переписка по выполненной услуге - до 3 лет после завершения взаимодействия, если более длительный срок не требуется по закону, договору или для защиты прав и законных интересов;
• анкеты и исходные материалы, предоставленные клиентом для диагностики, - до 12 месяцев после подготовки отчета, если иной срок не согласован сторонами или не требуется с учетом обстоятельств;
• готовые отчеты и документы, подтверждающие оказание услуги, - до 3 лет или иной срок, необходимый для защиты прав и законных интересов Оператора;
• бухгалтерские, налоговые и платежные документы - в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации;
• избыточные персональные данные третьих лиц, случайно направленные клиентом, - могут быть удалены после выявления, если их хранение не требуется по закону, договору, фактическим обстоятельствам или для защиты прав и законных интересов.

11.3. По достижении целей обработки или при утрате необходимости в обработке персональные данные могут быть удалены, уничтожены, обезличены или сохранены в случаях, когда дальнейшее хранение допускается законодательством, договором, деловой необходимостью или защитой прав и законных интересов.

12.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, направленные на защиту персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий, в объеме, который Оператор считает разумным и необходимым с учетом характера обрабатываемых данных и фактических процессов.

12.2. К таким мерам могут относиться:

• ограничение доступа к почте, рабочим файлам и клиентским материалам;
• использование паролей, средств аутентификации и иных механизмов доступа, если применимо;
• разграничение доступа между лицами, участвующими в обработке обращений, подготовке диагностики и сопровождении процессов;
• хранение клиентских материалов в рабочих папках, системах или иных местах, определяемых Оператором;
• отказ от публикации исходных клиентских документов в открытом доступе без отдельного согласования;
• использование адаптированных или обезличенных материалов в публичных примерах;
• ограничение, удаление или замена избыточных данных, если это необходимо с учетом обстоятельств;
• выбор и настройка используемых технических, коммуникационных, учетных и иных средств с учетом характера обрабатываемых данных и фактических процессов Оператора;
• резервное копирование, если оно необходимо или используется для сохранности рабочих материалов;
• внутренние правила, рекомендации или практики работы с клиентскими материалами.

12.3. Оператор не гарантирует абсолютную защиту информации от всех возможных рисков, но принимает разумные и необходимые меры, соответствующие характеру и объему обрабатываемых данных, фактическим процессам и применимым требованиям.

13.1. Субъект персональных данных вправе получать информацию об обработке своих персональных данных в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

13.2. Субъект персональных данных вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, за исключением случаев, когда дальнейшая обработка допускается законодательством, договором или иным применимым основанием.

13.3. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку персональных данных, если обработка осуществляется на основании согласия.

13.4. Субъект персональных данных вправе требовать прекращения обработки персональных данных, за исключением случаев, когда Оператор вправе продолжить обработку на основании закона, договора, фактической необходимости или для защиты своих прав и законных интересов.

13.5. Для реализации прав субъект персональных данных может направить обращение на email: hi@artbazy.ru.

13.6. В обращении рекомендуется указать: ФИО, контакт для ответа, суть требования, сведения, позволяющие Оператору найти соответствующие данные, а также подтверждение полномочий, если обращение направляется представителем.

14.1. При посещении сайта могут автоматически обрабатываться технические данные, необходимые для работы сайта, отображения страниц, обеспечения технической стабильности, безопасности, диагностики ошибок и сопровождения сайта.

14.2. К таким данным могут относиться IP-адрес, тип устройства, сведения о браузере, операционной системе, дата и время посещения, адреса просмотренных страниц, технические события, ошибки и иные сведения технического характера.

14.3. Если на сайте используются системы аналитики, cookie-файлы, пиксели или иные технологии, сведения об этом могут быть отражены в настоящей Политике, отдельной политике cookie, настройках сайта, уведомлениях или иных материалах, если это требуется с учетом применимых требований.

14.4. На момент размещения настоящей Политики сайт не содержит форм заявки, загрузки файлов и личных кабинетов.

15.1. Пользователь может связаться с ArtBazy Diagnostics по телефону, указанному на сайте.

15.2. При телефонном обращении Оператор может обрабатывать имя, номер телефона, сведения о задаче, типе бизнеса, контексте обращения, договоренностях и иных обстоятельствах, сообщенных пользователем.

15.3. Запись звонков может осуществляться только при наличии применимого основания или в случаях, когда это допускается с учетом фактических обстоятельств и требований законодательства.

15.4. Итоги звонка могут фиксироваться в рабочей переписке, заметках, документах, системах учета или иных материалах в объеме, который Оператор считает необходимым для подготовки ответа, предложения, анкеты, отчета, сопровождения процесса или защиты прав и законных интересов.

16.1. Пользователь может направить обращение по электронной почте, указанной на сайте.

16.2. При обращении по электронной почте Оператор может обрабатывать адрес электронной почты, имя, сведения из темы и текста письма, вложения, историю переписки и иную информацию, которую пользователь направил по собственной инициативе.

16.3. Пользователю рекомендуется не направлять по электронной почте клиентские базы, таблицы с персональными данными, личные переписки и иные материалы, содержащие персональные данные третьих лиц, если такие данные не были предварительно обезличены или отдельно согласованы.

16.4. Если пользователь сомневается, можно ли направлять конкретный файл, рекомендуется сначала описать, что содержится в файле, без вложения самого файла.

17.1. Оператор не публикует исходные клиентские материалы и бизнес-цифры клиента в открытом доступе без отдельного согласования.

17.2. Материалы, переданные для диагностики, могут использоваться для уточнения задачи, подготовки анкеты, анализа ситуации, составления отчета, сопутствующей деловой коммуникации, документооборота, защиты прав и законных интересов, а также для иных целей, связанных с взаимодействием сторон.

17.3. Публичные примеры отчетов, размещенные на сайте, являются демонстрационными, адаптированными или обезличенными. Они показывают возможную структуру и формат отчета и не предназначены для раскрытия исходных документов конкретных клиентов.

17.4. Если клиент передает сведения, составляющие коммерчески чувствительную информацию, такая информация используется в связи с согласованной диагностикой, сопутствующей коммуникацией, исполнением договоренностей и иными связанными целями, если иное не следует из соглашения сторон или применимых требований.

18.1. Оператор вправе изменять настоящую Политику.

18.2. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если в новой редакции не указано иное.

18.3. Пользователю рекомендуется периодически проверять актуальную редакцию Политики.

19.1. По вопросам обработки персональных данных можно обратиться по адресу: hi@artbazy.ru.

19.2. Сайт: https://artbazy.ru/.